Conceptualización contable para juristas y afines
Conceptualization and allied accounting for lawyer
Conceitualizacão contável para juristas e afins
Javier Alcides Álvarez Montañeza
* Articulo de reflexión terminada producto de investigación propia, que procura explicar la conceptualización contable desde una mirada sencilla y técnica para quienes no son doctos en la materia, que les permita a los usuarios y consultores de la información presentada por el ente societario, comprender y racionalizar las prácticas contables presentadas en gráficas o barras, las cuales muestran la finalidad de los respectivos ejercicios dada su naturaleza; que les permita visualizar y comprender los movimientos contables, que demande confianza significativa, con relación a los rendimientos, ejercicios e inversiones empresariales. Máxime, si la comprensión de los ejercicios contables y económico–financieros, es clave para el conocimiento empresarial, atendiendo los giros en los diversos estados financieros, lo cual determina los puntos de equilibrio de los entes económicos.
a. Licenciado en Ciencias de la Educación, Contador y Abogado. Especializado en: Filosofía e Historia, Procesos y Procedimientos Comerciales, Derecho Comercial, Dirección de Negociaciones Internacionales y Solución de Conflictos, Derecho Penal y Criminología, Casación Penal, Pedagogía y Docencia Universitaria. Magíster en Filosofía. Doctor en Filosofía y Ph.D en Estudios Legales. Docente de la Escuela Nacional de Policía y Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca actualmente. Autor de Teoría Pura del Delito. ISBN–978-958-44-6642-6. La Semiótica en la Aplicación del Derecho Penal. ISBN-978-958-44-6643-3. Una Aproximación a los Estados de Excepción Desde Giorgio Agamben. ISBN 978-958-44-1242-3. Los Estados de Excepción en América Latina ISBN 958-33-7947-6. Derecho Constitucional Integrado. ISBN 958-97274-7-6. Derecho Comercial Integrado. Obra Completa. ISBN 958- 33-1745-4. Parte General.T.1. ISBN 958-33-1746-2. Bienes Mercantiles T.2. ISBN 958-33-6327-8. Derecho Societario -Aspecto Jurídico y Contable- T.3. ISBN 958-8192-10-2. En imprenta “Teoria Pura del Delito” ISBN 978-958-44-6642-6 y “Giros Paradigmáticos del Derecho Penal”ISBN978-958-46-1866-5. Contribución con la Gran Enciclopedia Ilustrada Para Niños. Educar Cultural Recreativa. 4 Tomos. Colaborador y revisor “Ciencias Sociales”. Varios artículos publicados. Miembro de la Comunidad Científica “UCCETS”. Miembro de la Academia Colombiana de Historia Policial, entre otros. danijavi2010@hotmail.com
Recibido: 01 de Marzo 2013 / Aceptado: 15 de Julio 2013
RESUMEN
La conceptualización contable es fundamental en el ámbito de los negocios de todo tipo, aspecto que debe conocer tanto el neófito numérico–jurídico, como el administrador de negocios, y con mayor razón quien pregona de ser jurista o entendido de las regulaciones jurídico contables que imperan en el mundo de los negocios, máxime cuando es sabido que existen negociadores y empresarios que de contabilización poco o nada manejan; sin embargo, comprenden a su manera el mundo de los negocios. Este documento pretende contribuir a salvar tales falencias en el mundo contable, para quienes no han tenido la fortuna de familiarizarse con él, generando la apropiación de una conceptualización básica y sencilla que les permita interactuar frente a un mundo globalizado del mercantilismo como tal; aspectos de los cuales el jurista no puede ser ajeno.
PALABRAS CLAVES
Conceptualización, contable, neófito, juristas, administrador, negocios, documento, contabilidad, costos, finanzas, balances, negocios, tangibles, intangibles, inventarios, partidas, manual.
ABSTRACT
The countable conceptualization is fundamental in the area of the business of all kinds, these aspects that the numerical neophyte must know so much -juridically, as the business administrator, and with major reason who proclaims of being a jurist or understood on the regulations juridically book-keepers who reign in the business world, especially when it is known that negotiators exist and businessmen that of accounting little or they handle nothing, nevertheless, understand to his way the business world. This document tries to help to save such failings in the countable world, for those who have not had the fortune of familiarizing itself with him, generating the appropriation of a basic and simple conceptualization that allows them to interact opposite to a world included of the commercialism as such; aspects of which the jurist cannot be foreign.
KEY WORDS
Conceptualization, book-keeper, neophyte, jurists, administrator, business, document, accounting, costs, finance, balance sheets, business, tangible, intangibles, inventories, items, manual.
RESUMO
A conceitualizacão contável é fundamental no âmbito dos negócios de todo tipo, estes aspectos que deve conhecer tanto o Neófito numérico-jurídico, como o administrador de negócios, e com toda a razão quem apregoa de ser jurista ou entendido dos regulamentos jurídico contáveis que imperam no mundo dos negócios, máxime quando se sabe que existem negociadores e empresários que de contabilização pouco ou nada sabem, no entanto, compreendem ao seu modo o mundo dos negócios. Este documento pretende contribuir a salvar tais falências no mundo contável, para quem não tem tido a fortuna de se familiarizar com ele, gerando a apropriação de uma conceitualizacão básica e simples que lhes permita interatuar com um mundo globalizado do mercantilismo; aspectos dos quais o jurista não pode ser alheio.
PALAVRAS-CHAVES
Conceitualizacão, contável, neófito, juristas, administrador, negócios, documento, contabilidade, custos, finanças, balanços, tangível, intangível, inventários, partidas, manual.
INTRODUCCIÓN
Al abordar el presente estudio nos preguntamos: ¿Qué importancia le asiste al jurista para alimentar su quehacer desde la comprensión conceptual contable? Y la respuesta es un tanto obvia; el estudio de los textos contables siempre se ha visto desde la academia divorciados del ejercicio del derecho, como si se tratase de conocimientos realmente heterogéneos, cuando no lo son, y, lo peor de todo, es que mientras quienes deambulan por el ámbito de las ciencias económicas y contables cada vez se aproximan más al conocimiento normativo jurídico, en cambio quienes pretenden abrazar los contextos jurídicos siguen alejados y por ende temerosos de familiarizarse con aquéllas.
Por ello, pretendemos aproximar cada vez más a los juristas, y demás campos aparentemente ajenos, a la contabilidad, comenzando por el ámbito conceptual, cuando existe una estrecha relación entre el derecho comercial y, por ende empresarial, con lo económico contable y lo penal, con excepción de los meros delitos de conducta.
Por ello el estudio de los aspectos contables tiene que ver con la razón de ser de los negocios, apoyados en el derecho, entendiéndose en forma sistemática desde los puntos de vista o contextos muy distintos, ya como:
1. Instrumento de trabajo para el administrador; o como
2. Técnica profesional del contador público.
En el primer caso se tiene que la contabilidad es esencialmente informativa; por lo que el administrador la utiliza para orientar las actividades de la empresa. En el segundo caso, tenemos que la contabilidad sirve al profesional de la contaduría para fundar su concepto o dictamen acerca de losestados financieros que examina. La contabilidad es el medio a través del cual los administradores, asociados, acreedores, gobierno y en general los terceros interesados, evalúan el progreso y situación financiera de la unidad comercial o ámbito empresarial. Por medio de los diversos datos contables, los sectores toman las decisiones pertinentes relacionadas con la actividad de sus negocios. Por lo mismo se llevan a cabo inversiones, se incorpora o despiden al administrador, se fabrican o se venden productos, se calculan y pagan impuestos, se amplían o restringen actividades, basados en la interpretación de los datos contables.
Todo elemento o aspecto societario, partiendo del hombre mismo hasta el complejo empresarial industrial, o comercial o entidad del orden estatal, tomando decisiones de la forma como se deben distribuir sus recursos, por ende sus utilidades o dividendos según el tipo societario de que se trate.
Así tenemos la contabilidad como ayuda para la toma de decisiones mediante los siguientes factores:
1. Registro.
2. Clasificación.
3. Información e interpretación.
Por ello se puntualiza que el registro de datos contables, a través de lo que se denomina la teneduría de libros, es el primero y más sencillo de los pasos del proceso contable dentro de cual se hallan los diversos profesionales que demanda el mundo económico o empresarial.
PROBLEMA DE INVESTIGACION
Modular la complejidad contable que les asiste a los asociados no doctos en tales manejos, frente a los complejos estados financieros, para hacerlos comprensibles para los no formados en la materia. En la práctica se encuentran buena parte de asociados o accionistas, carentes de tales conocimientos; por ello, en forma práctica, técnica y sencilla, se presentan los mismos fenómenos, bajo una óptica natural y clara para unos y otros, con el propósito de que todos estén informados en igualdad de condiciones respecto a la situación empresarial que demanda cada momento, o estado financiero en particular, sobre la prosperidad o decadencia que presenta el ente económico en un momento dado. Aspectos que son verdaderos problemas para los no expertos en tales disciplinas, abordaje que se hace desde una óptica investigativa de corte “técnico–científica”, dando un aporte significativo con relación al estudio que nos ocupa, para que desde la observación y visualización perciban y adviertan la situación financiera en sus diversos aspectos, lo que les da seguridad y confianza a los inversionistas en cada ente societario, lo que les facilita la agudeza y tranquilidad respecto de sus rendimientos e inversiones.
METODOLOGÍA
La metodología empleada en la presente exploración registrable es de tipo cuantitativo cualitativo, lo que permite reflexionar sobre el método técnico científico de la investigación contable, a partir de la apropiación conceptual básica exclusiva de la disciplina o conocimiento, teniendo en cuenta los avances logrados respecto de la presentación y comprensión de los estados financieros, desde un contexto visual, conservando el rigorismo en el desarrollo práctico, desde un abordaje metodológico, accesible a usuarios e inversionistas, bajo la concepción tecno científica. El desarrollo de la investigación se inicia desde lo conceptual y metodológico, para mostrar en forma sencilla la perspectiva respecto de los resultados financieros; enmarcados en la indagación contable, analizando sus diferentes aspectos como allí se presentan
RESULTADOS
La investigación realizada proyectó como consecuencia un artículo técnico científico, que busca facilitar la comprensión de los manejos contables empresariales o de las inversiones, para quienes no son doctos en la materia o son carentes de tales conocimientos. La historia de los negocios mercantiles muestra que buena parte de los comerciantes colombianos, al igual que de otros hemisferios, son neófitos en materia contable y financiera, lo que imposibilita analizar los manejos y resultados de sus negocios. La exploración efectuada permite un discernimiento desde un lenguaje sencillo, que partiendo de una conceptualización examina los rendimientos o consecuencias desde la lectura de las barras y gráficas propuestas, para su interpretación contable e interiorización, análisis situacional y financiero, que les asiste a los entes societarios o empresariales, para la toma de decisiones en un momento determinado; así como mantener armonía directa con el sinnúmero de operaciones que arroja una empresa, sin que los asociados sean especialistas en la disciplina.
ASPECTOS GENERALES
La contabilidad se define como: “El arte de registrar, clasificar y resumir en una forma significativa, en términos monetarios, las transacciones y eventos, que sean cuando menos parcialmente de carácter financiero, así como la interpretación de sus resultados”.
Para la contabilidad se trata de: “La técnicaquenos ayudaa registrar, en términos monetarios, todas las operaciones que celebra la empresa, proporcionando además los medios para implantar un control que permita obtener una información de los mismos”. La contabilidad tiene como finalidad principal suministrar información a las partes interesadas, respecto a la naturaleza e importancia de las operaciones económicas. Los usuarios de la información suministrada por la contabilidad son de dos clases:
1. Internos.
2. Externos.
USUARIOS DE LA INFORMACIÓN
Los usuarios de la información contable necesitan frecuentemente información de diferente tipo para fines distintos. Así, distinguir más dos clases de usuarios:
1. Internos (relación directa).
2. Externos (indirecta).
En el primer caso, la información comprende toda la empresa y concierne al consejo de administración, directores, administradores, gerentes, supervisores, jefes de departamento y personal que regenta alguna responsabilidad en su actividad rutinaria. Por regla general, el responsable de tomar decisiones es quien debe valorar la marcha de las operaciones para decir, en consecuencia, si debe conservar su inversión o retirarla. En el segundo caso, interesa a los elementos externos que en forma indirecta tienen relación con la empresa; como las instituciones gubernamentales, autoridades fiscales, profesionales en diversas áreas, instituciones bancarias, proveedores y acreedores, entre otros.
Muchas instituciones externas desean obtener información de una empresa para conocer resultados, con finalidades distintas dado que se sirven de las cifras no para medir las realizaciones ocurridas, sino para garantizar el pago de cierto tipo de obligaciones porque los acreedores pueden tener una idea distinta acerca de los beneficios de este servicio, puesto que les interesa que la empresa disponga de suficiente capacidad de pago.
USUARIOS DIRECTOS
Algunos usuarios tienen o se proponen tener un interés económico directo en las empresas. Ejemplos de dichos usuarios, así como de los tipos de evaluación y decisión a la cual aplican la información contable son:
1. SOCIOS O ACCIONISTAS
Desean saber el rendimiento sobre la inversión y en general la calidad con que sus recursos están siendo administrados.
2. GERENTE O ADMINISTRADOR
La administración necesita información para planear, tomar decisiones y controlar las operaciones de la sociedad, evaluar la naturaleza y extensión de las necesidades económicas pasadas, fijar políticas de dividendos o entidades, proyectar posición financiera y resultados futuros, evaluar las posibilidades de adquisición y fusión, recomendar la reorganización o liquidación del ente societario.
3. ACREEDORES Y PROVEEDORES
Necesitan información para conceder crédito, precisar términos de crédito, requerir seguro o convenios restrictivos en el crédito, iniciar procesos y tomar las medidas que consideren necesarias para lograr la recuperación del crédito.
4. AUTORIDAD FISCAL
Necesita una serie de datos contables para evaluar las declaraciones de impuestos, determinar el mismo (monto de impuesto) que ha de recaudar, realizar investigaciones y auditorías.
5. EMPLEADOS
Negociar sueldos, retiros de la sociedad, solicitudes de empleo y evaluar la participación de utilidades.
6. CLIENTES
Anticipar cambios en los precios, buscar fuentes alternativas o amplias bases de aprovisionamiento.
USUARIOS INDIRECTOS
Algunos usuarios de la información contable financiera derivan su interés, dado que su función es asistir o proteger a aquellos que tienen o pretenden lograr un interés directo:
1. FINANCIERO
Aconseja a inversionistas y potenciales inversionistas; retener, aumentar, disminuir o hacer inversiones en la sociedad; evaluar perspectivas de inversión en la sociedad en relación con inversiones alternativas.
2. BOLSA DE VALORES
Acepta o cancela el registro, suspende operaciones, alienta cambios en los procedimientos contables o revela datos adicionales.
3. ABOGADOS
Determinan el cumplimiento obligacional contractual o restricción de créditos, conceptúan sobre la legalidad de ciertas operaciones.
4. AUTORIDAD DE VIGILANCIA Y CONTROL
Evalúa la razonabilidad de las utilidades, permite aumento en las tarifas, requiere o recomienda cambios en los procedimientos contables o prácticos de intervención. Emite orden de intervención en bonos, acciones y valores en general. Determina la intervención directa.
5. AUTORIDAD DE VIGILANCIA Y CONTROL
Prepara el análisis descriptivo, adecúa resúmenes, selecciona información, amolda información, efectúa presentaciones uniformes, computa tendencias y razones.
6. CÁMARAS Y ASOCIACIONES SINDICALES
Compila estadísticas, hace comparaciones, analiza resultados de la rama industrial o comercial, elabora demandas de salarios y prestaciones, evalúan la fuerza de la sociedad o industria, acepta participación de utilidades.
NECESIDAD COMÚN Y ESPECIAL
La información contable financiera sirve a las necesidades comunes de uno o más grupos de los antes citados, o bien a sus necesidades especiales.
Ejemplo de información dirigida hacia necesidades comunes, lo son los informes y estados generales sobre la situación financiera de una sociedad, y los avances realizados como el balance general y el estado de resultados.
El énfasis de la contabilidad financiera en la información para propósitos generales, se basa en la presunción de que un número significativo de usuarios necesita información similar. Tal información no pretende satisfacer necesidades especiales de usuarios individuales.
Ejemplo de información que deriva de los registros de la contabilidad financiera, enfocada en necesidades específicas, representado en algunos estados financieros dirigidos a autoridades de inspección y vigilancia; estados financieros especiales elaborados para obtener crédito o préstamos; informes gerenciales, declaración de impuestos, así como información estadística financiera suministrada a Cámaras u otras instituciones. La información preparada para cierta finalidad sirve para otros propósitos, no al menos eficientemente. El problema de determinar necesidades especiales de cierto grupo de usuarios, el costo en tratar de satisfacer dichas necesidades especiales de cierto grupo de usuarios, el costo de tratar de satisfacer dichas necesidades sobre bases individuales, y la confusión que puede resultar al difundir un juego de estados financieros que presente la situación de una sociedad, influye drásticamente en contra de la intención de servir a las necesidades de los usuarios mediante informes y estados financieros para fines específicos.
La evolución de la contabilidad financiera requiere una investigación constante de la naturaleza de las necesidades de información de usuarios en los procesos de toma de decisión, y la información que en forma más efectiva satisfaga las necesidades de los usuarios.
INFORMACIÓN CONTABLE
La contabilidad ayuda en forma directa a la administración del ente societario, por lo que se considera la columna vertebral en relación con la información que produce y su frecuencia de entrega. El administrador es la persona más interesada en conocer el resultado de las cifras, la similitud existente entre éstas y las que en materia de navegación lleva el capitán del barco; tanto uno como otro tienen preocupación por conocer el desarrollo de las operaciones en el negocio.
Los estados contables son el reflejo de las cifras que registran hechos pasados; el director no solo actúa en consecuencia, pues ningún problema de negocios puede resolverse exclusivamente basado en recopilar cifras. Existen otros factores que no pueden ser reducidos a números, por tanto, se amplía la solución que pudiera plantearse.
Persiste la necesidad de que la información que proporciona la contabilidad al administrador sea oportuna e ilustre mediante datos comprensibles la lectura, a fin de que pueda obtenerse el mayor provecho derivado de su actualización. De no ser así, deja de prestar ayuda si existe algún retraso en la entrega de su información o se hace excesivo uso de la técnica contable en la preparación de estados financieros.
El gerente de la sociedad no necesariamente debe conocer cómo se obtiene la información, más sí debe comprender el significado de cada cifra y las limitaciones a que están sujetas.
Por medio de la información producida por la contabilidad, se determina el resultado de las operaciones; ejemplo, con los datos de las ventas el administrador determina cuántas unidades fueron producidas en un periodo determinado; qué métodos se aplicaron para obtener la producción; qué tipo de maquinaria se utilizó en su elaboración, cuál fue el costo de producción obtenido, ente otros. Si se dispone de tales datos, se puede precisar el margen de utilidad y si el precio de venta se encuentra establecido por el mercado de libre competencia.
Similar situación se presenta en el caso de la mano de obra, donde el gerente controla los actos del elemento humano que intervienen en el proceso; por tanto, el ejecutivo necesita conocer entre otros datos: el número de trabajadores en servicio, categorías en el puesto desempeñado, sueldos tabulados, número de horas laboradas, promedio de producción por turno; desperdicio determinado y su tratamiento. La contabilidad detallada le proporciona esos datos, que indudablemente le son de gran valía en el ejercicio de su función. La información contable constituye un elemento indispensable de control, que la administración de una sociedad debe utilizar; sin su ayuda no se pueden precisar ninguna de las actividades y se obtendrían resultados negativos en perjuicio de la situación económica del ente societario.
OBSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
Deben tenerse en cuenta diversos puntos en la presentación de la información, principalmente los siguientes:
La finalidad de la información contable es la oportunidad de su entrega, ya que pierde el interés de quien la recibe si ya está desactualizada.
La información debe ser elaborada en términos sencillos y accesibles, pues quien la recibe puede ignorar los tecnicismos utilizados.
Siempre debe existir uniformidad en la información con el fin de instruir al personal en cuanto a la manera de elaborarla.
El trámite de la información debe ser directo entre las partes interesadas a fin de apresurar las decisiones.
Los datos contenidos en el informe deben ser correctos, cualquier error puede promover situaciones adversas a la sociedad.
La presentación de los informes debe hacerse con limpieza, utilizando materiales de primera calidad para causar buena impresión.
Ante la presencia de situaciones delicadas, la información formal debe entregarse oficialmente, a fin de evitar problemas en trámite posteriores.
Debe eliminarse la entrega duplicada de información, a fin de evitar la pérdida de tiempo al usuario. Tenerse en cuenta el tamaño del ente societario para conseguir fluidez en la información contable, ya que en una sociedad mediana, todo el personal se conoce y eso puede abreviar trámites oficiales; situación que no ocurre en las grandes sociedades donde no es posible concebir fácilmente el desarrollo de un organismo de amplias proporciones.
CARACTERÍSTICAS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN CONTABLES
IDIOMA DE LOS NEGOCIOS
Al iniciarse en una disciplina, el estudioso de la contabilidad debe tener en mente que se presentan nuevos términos que en ocasiones le resultan conocidos, aunque para el caso tiene una disciplina particular en la teoría contable.
Algunos se refieren a la contabilidad como “el idioma de los negocios”, aunque hay desacuerdos al considerarla como tal; con todo, coincide en la expresión si analizamos que quien se interesa por conocer la teoría contable se decide a hablar un lenguaje nuevo y por ende técnico.
La contabilidad concentra la información derivada de los datos y eventos económicos ocurridos en la sociedad, que los representa posteriormente en forma resumida, cuantitativa y en cuadros numéricos a fin de informar simbólicamente sobre los resultados a sus usuarios.
En los trámites de formato, integración e informes, se observa como norma el emplear un léxico adecuado, símbolos, frases, títulos y otros recursos que llevan a notar la conveniencia de conocer primero los términos apropiados a fin de entender la contabilidad. Términos que se refieren concretamente al lenguaje adecuado que sirve para interpretar contablemente la información en todos sus aspectos, y que por lo mismo el jurista debe conocer ineludiblemente.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL CONTABLE
El sistema contable es el principal sistema formal de información en casi todas las organizaciones.
La contabilidad se halla ante el problema de diseñar nuevos y más amplios sistemas técnicos a fin de satisfacer los crecientes requerimientos de información, lo que se manifiesta en dos sistemas principales:
1. Información para la toma de decisiones administrativas.
2. Sistema que perfeccione la contabilidad financiera y contabilidad de costos.
El enfoque histórico que se da a la definición y a la formulación de los fundamentos básicos y de estructura de la teoría contable, aún no es adecuado para los ritos actuales; por ello, es preciso hacer un enfoque diferente, leyendo en buena parte con los decretos 264, 912 y 656 de 1993.
FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD
Recolectar, almacenar y comunicar datos económicos a la unidad activa. En consecuencia, la contabilidad está relacionada además de sus funciones, con lo necesario para su realización.
CONDICIONES NECESARIAS PARA UN SISTEMA CONTABLE
1. Un sistema contable atiende a la continua recolección, proceso y diseminación de datos:
a. Está implícita la necesidad de emplear el análisis de información que se utiliza para selección de los insumos, en cuanto a datos al sistema. El proceso de selección en sí, en la contabilidad convencional, que no es estudiado científicamente, aunque en general ha dependido de la medición en unidades monetarias.
b. Se requiere un sistema de clasificación que en buena parte se logra con el D. 2650/93.
Los datos en bruto no podían ser usados en forma efectiva. En consecuencia, se necesita procesar los datos de acuerdo con un modelo en formas útiles y simplificadas para estas cosas.
c. Se deben llevar registros. De hecho aún hoy en día, muchas personas confunden la contabilidad con la teneduría de libros. Una de las funciones principales de la contabilidad es proporcionar información con base en registros.
Se necesitan informes y otras formas de comunicación, en la formulación; la interpretación es esencial, y, por tanto, se debe tener cuidado en la consistencia del análisis e interpretación.
El sistema de contabilidad no puede estar separado del sistema de control.
a) Queda implícita la integración de planes (presupuestos, estándares) y controles, así como la integración conjunta de planta y control con el sistema de contabilidad.
b) Se van incluyendo reglas de decisión y conducta, el sistema contable también ayuda a la toma de decisiones.
1. Desde el punto de vista eminentemente práctico, el sistema debe ser de costo razonable, con el producto que proporciona datos rápidos, y siendo manejado por el personal de la sociedad.
2. El sistema de contabilidad tiene en consideración el comportamiento humano.
a) El uso eficaz de presupuesto y otros procedimientos de control contables, exige que se comprenda la relación recíproca entre las normas técnicas y las motivaciones, así como los niveles a que aspiran llegar las personas a quienes hay que controlar.
b) La objetividad del proceso contable administrativo permite que los contadores ejerzan su discreción en amplios sectores, al elegir y procesar datos e informar acerca de ellos.
c) En el desempeño de su función, en el seno de la sociedad, se recuerda que los contadores sienten la influencia de sus objetivos personales y departamentales, en la misma forma en que la sienten otros participantes.
ELEMENTOS DEL SISTEMA CONTABLE
1. DOCUMENTOS FUNDAMENTALES
Llamados también documentos de soporte que comprenden comprobantes externos que se produ- cen para registrar operaciones realizadas con terceros (facturas, recibos de caja, comprobantes de pago, entre otros). Comprobantes internos que sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros, así como las notas de contabilidad y comprobantes de diario, entre otros.
2. LIBROS DE REGISTRO
Son de dos tipos, principales y auxiliares; los primeros son registrados y rubricados en el registro mercantil y se llevan de acuerdo a las exigencias del código de comercio.
3. PLAN ÚNICO DE CUENTAS
Es una lista de números y nombres de cuentas que deben emplearse; se entiende que como cuestión de orden, no deben utilizarse más cuentas que las que figuran en la lista, debiéndose modificar dicha lista cada vez que lo exijan las nuevas necesidades de la sociedad, las que hoy día se sujetan al D. 2650 de 1993.
4. MANUAL DE CONTABILIDAD
No puede esperarse que un sistema de contabilidad funcione por sí mismo, o que sea siempre posible de consultar en caso de duda a la persona que lo proyectó. Por eso siempre es este parte indispensable en el sistema de contabilidad, y las instrucciones detalladas para su funcionamiento.
5. ESTADOS E INFORMES FINANCIEROS
La información contable normalmente se refleja en los Estados financieros convencionales, conoci- dos como: Balance General o Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado de Cambios en la Situación Financiera, y Estado de Ganancias no apropiadas.
CONTABILIDAD FINANCIERA ADMINISTRATIVA Y DE COSTOS
Los sistemas de información cubren todas las áreas de las sociedades, aunque en todos los casos se deben establecer lineamientos especiales, a fin de cubrir con amplitud la finalidad que se pretende con su utilización. Así, podemos establecer registros especiales en los negocios. Las necesidades de información del mediano negocio son distintas de las de la gran sociedad, ya sea en tiempo oportuno o datos, entre otros. Por ello se clasifica la contabilidad general en 3 ramas:
1. Financiera.
2. Administrativa.
3. De costos.
Cada una de ellas cubre un aspecto específico de información, por ello su implantación en una sociedad se hace solo al conocer el resultado de los estudios amplios, efectuado por especialistas en la materia.
CONTABILIDAD FINANCIERA
Se ocupa del registro e información externa de las transacciones que afectan los registros, gastos, activos y pasivos, transacciones que generalmente se registran y resumen en las oficinas centrales de la sociedad. Esta información básicamente va dirigida a los accionistas, socios o terceros, con el propósito de medir la calidad de la sociedad del administrador en la toma de decisiones. Información que se prepara de acuerdo con los principios de contabilidad de aceptación general, que son guías para preparar información contable dirigida a los usuarios externos, socios, accionistas, acreedores, proveedores y posibles inversionistas.
OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
1. Se dirige a personas ajenas a la sociedad, a quienes les interesa conocer la situación financiera que guarda la sociedad.
2. La información se prepara tomando como norma los principios de la contabilidad.
3. Ayuda a la sociedad a cumplir con sus obligaciones fiscales.
4. La información que obtiene la gerencia es general, no específica ni por departamentos.
5. El hecho de que este tipo de información se base en los estados financieros, no significa que se disponga únicamente de los conceptos o cifras que aparecen en dichos documentos.
6. En determinadas circunstancias algunas partidas se ilustran por medio de anexos que pueden consistir en relaciones o gráficos, como se ve más adelante.
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
Las tareas que corresponden a la contabilidad administrativa son variadas, ya que abarcan fases de: costos, presupuesto, control y manejo de material, eficiencia y eficacia del sistema de contabilidad, estudios económicos para el aumento de producción, entre otros. En general, proporciona una ayuda valiosa a la administración de la sociedad por medio de la contabilidad.
Muchas veces este tipo de contabilidad es opcional en la sociedad, pues proporciona la pauta para lograr un mejor conocimiento de los informes financieros y de control de la producción con que cuenta cada nivel administrativo, para recibir los datos más útiles en el momento más oportuno; sostiene un trabajo ligado con la alta gerencia en lo que se refiere a programas y políticas de largo alcance y contenido. En términos generales sirve para presentar informes de carácter interno, dado que la contabilidad administrativa informa directamente al directivo de mayor jerarquía en la sociedad. La contabilidad administrativa da importancia al futuro y prepara su sistema para interpretar información en la medida en que se va convirtiendo en presente. El uso del sistema presupuestal confirma este punto de vista, ya que se dispone de una serie de estimaciones y cifras aproximadas que son datos valiosos conocidos en forma anticipada, y que en la medida en que se implantan los presupuestos vienen a confirmar las diversas teorías que se sustentan acerca del desarrollo de una sociedad, determinando el resultado final de lo ocurrido, haciendo comparaciones de lo que se tenía previsto con lo realizado.
FIN DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
Analizando más el concepto de contabilidad administrativa, se dice que es aquella que integra tres fi- nes diferentes de la contabilidad, considerando siempre el objetivo de la administración o empresa como parte integral de cualquier decisión.
SEIS FINES A TENER EN CUENTA
1. TOMA DE DECISIONES (acción gerencial)
La contabilidad como medio para la toma de decisiones dentro del proceso administrativo, suministra información histórica adecuada y organizada, de modo que sirva en la planeación general y particular de los departamentos y secciones del ente societario. Con el plan elaborado y con una nueva información contable es posible organizar la sociedad hacia el logro de los objetivos trazados a través de la planeación.
La contabilidad es la principal herramienta en la acción misma, al proveer información oportuna y adecuada sobre los resultados reales que están aconteciendo, de modo que se puedan tomar mejores decisiones, acordes con ella. Por último debe proveer el control por etapas, que permite a cada ejecutivo o jefe autocontrolarse para saber si los planes parciales se están cumpliendo, pues si estos se cumplen (planes mensuales) se cumplirá el plan para el periodo completo o plan anual.
CONCEPTUALIZACIÓN GLOBAL CONTABLE
La figura A, señala la principal información que debe suministrar la contabilidad dentro del primer fin, de suerte que debe proveer antecedentes que permitan la mejor fijación de objetivos y políticas; luego, debe permitir interpretar dichos objetivos y políticas a través de programas adecuados, presupuesto, estrategias y pronósticos, por lo que los planes a su vez constituyen la principal herramienta en la organización y acción.
Luego vienen los medios contables de control para evaluar el curso de acción seguido, para reestructurar nuevamente los planes del proceso administrativo.
2. MEDICIÓN DE LA EJECUCIÓN POR RESPONSABILIDAD
Ello permite en la práctica la delegación de autoridad al proveer el medio de control de la responsabilidad asignada a cada ejecutivo, y, en especial, el control de la gestión misma de la sociedad como un todo, de lo cual es responsable la Gerencia.
A través de este fin contable es posible controlar y evaluar la sociedad como un todo, y a los centros de responsabilidad funcional o asesoría donde haya existido delegación.
La figura A señala los medios contables que permiten un control y evaluación superiores; en dicha figura se señala que provee información para determinar la rentabilidad de la inversión total y capital propio, permite evaluar el concepto de liquidez, análisis de cumplimiento de objetivos y políticas fijadas por la administración central, cumplimiento de la responsabilidad asignada al personal, costos por área geográfica, cliente o producto, y participación del mercado alcanzado por la empresa; información que se evalúa y se compara con la competencia; evaluación de procedimientos y sistemas internos, así como la eficiencia y eficacia administrativas.
Lo señalado deja en claro que la contabilidad proporciona los controles de mando del ente societario, que al igual que en el caso de una aeronave, debe ser dirigido instrumentalmente desde el escritorio o asiento de mando. Por ello mientras la aeronave mejor pueda controlarse automática y mecánicamente, menos riesgo se corre, y mientras de más dispositivos técnicos se disponga, más seguro será el vuelo. Una sociedad que cuenta con adecuados medios de control, puede navegar más confortablemente y segura en la ¨atmósfera¨ de la competencia.
3. REGISTRO DE OPERACIONES Y CUSTODIA DE BIENES
El fin contable es de extraordinaria importancia, ya que comprende los registros y la contabilidad misma. Su planeación eficiente es primordial, de modo que los registros y la forma como se lleva la contabilidad, permiten que sirva eficientemente a los dos fines descritos.
Dentro de esta responsabilidad, la contabilidad cuenta con un adecuado plan de cuentas, de costos y presupuestario, sistema que permite salvaguardar los bienes físicos de la sociedad contra riesgos y hurtos. Además permite el detalle requerido por la legislación comercial y tributaria, a fin de evitar sanciones por faltas en el cumplimiento de leyes y normas vigentes.
CONTABILIDAD DE COSTOS (Rama de la contabilidad financiera)
Ella abarca el planeamiento y funcionamiento de los sistemas de costos de la fábrica e industria, procedimiento de obtención de costos de productos, establecimiento de actividades o centro de costos y unidades de costos físicos, determinación e interpretación de costos unitarios, distribución de costos de fabricación y otras ramas de gastos, y el análisis de información e interpretación del comportamiento de los costos de producción.
OBJETIVOS
BALANCE GRÁFICO
EJECUTIVOS Y JURISTAS
El estado financiero comúnmente conocido con el nombre de “Balance” y “Estado de resultado”, tiene como finalidad mostrar la situación financiera de un ente societario a una fecha determinada, así como el resultado de sus operaciones durante el periodo. Periódicamente y en especial a fin de año, toda sociedad elabora estados financieros con el fin de poner en conocimiento de los asociados o inversionistas la situación financiera en que se encuentra, y los resultados obtenidos en el ejercicio inmediatamente anterior del ente económico.
Los estados financieros desde hace años se han elaborado con base en una terminología y convencionalismos técnicos, y, por ende, difíciles de manejar por personas no familiarizadas con la práctica contable. Ello hace que muchos inversionistas y directivos no obtengan de los estados financieros el provecho que ellos les ofrecen.
El gerente, junta directiva, socios, accionistas, necesitan cada uno por su lado conocer la situación de la sociedad, que es justamente lo que les ofrecen los estados financieros, siempre que los mismos puedan ser interpretados con facilidad. Una forma de lograr el objetivo es dándoles una presentación visual objetiva y comprensible, de manera tal que las cifras que lo componen orienten al lector, mostrándole el concepto y la proporción que existe entre ellas.
Esto es, elaborarlas en forma gráfica con una terminología un tanto popular, que se comprende a partir del balance en tanto que el estado de situación financiera, o sea atendiendo su objeto o finalidad, vale decir, lo que refleja al momento.
Así entonces, la primera gráfica que se obtiene de un balance es en relación con la vieja y conocida ecuación de que los bienes menos las deudas es igual a capital. Lo que en forma gráfica será:
B - D = C, o lo que técnicamente se denomina A + P = C.
Los bienes que posee la sociedad se clasifican de acuerdo con su liquidez o prontitud para su realización o conversión en dinero. Bajo tal concepto se agrupan o clasifican como sigue: realizables a corto plazo, como los que pueden convertirse en dinero en el año siguiente a la fecha del balance (casi siempre estos bienes son los que hacen el giro ordinario del negocio, por lo cual también se llaman circulante, y constituyen el objeto social); realizables a largo plazo, los que pueden convertirse en dinero después de un año a partir de la fecha del balance; los fijos, que no se venden ni transfieren dentro del giro ordinario de la sociedad, y sirven para llevar las funciones propias del mismo; y otros que no tienen relación con los anteriores, representados como sigue:
Grupos que se analizan por los bienes que los componen. Primero, el grupo de los realizables a corto plazo, formado por el dinero en caja y bancos, saldos a cargo de clientes e inventarios del ente societario.
Los realizables a largo plazo (no tomados en cuenta para el ejemplo), casi siempre están formados por bienes iguales a los del grupo anterior.
Los fijos los forman los bienes raíces en donde se halla localizada la fábrica, la maquinaria para producir los artículos que se venden, así como los vehículos en que se transportan los productos y el personal, muebles de oficina y demás enseres, y el grupo de otros, que está formado por los pagos o gastos que solo benefician al negocio en el año en que se ocasionan, como los de iniciación de la sociedad, y también los años posteriores, por lo cual se prorratean o distribuyen entre los periodos que se estima beneficiarán.
En esta forma quedan representados los bienes que posee la sociedad, de acuerdo con su liquidez. Por su lado, las deudas se clasifican en razón de su exigibilidad: A corto y largo plazo.
Esto es, las que vencen dentro del año inmediatamente siguiente a partir de la fecha del estado de situación financiera, y las que vencen después de un año.
Bajo la idea ya vista de que las deudas se clasifican por su exigibilidad, los grupos anteriores están formados como sigue: las obligaciones a corto, préstamos bancarios que vencen en el año, cuentas por pagar a proveedores y gastos causados que no alcanzaron a pagarse a la fecha de cierre del ejercicio, entre otros. En cuanto a las deudas a largo plazo, las componen las obligaciones con garantía hipotecaria y prendaría, con vencimiento posterior a un año a partir de la fecha del estado de situación financiera, por lo que su presentación es:
Así han quedado clasificadas y agrupadas las deudas en la forma explicada; por último, el capital o remanente entre bienes y deudas está formado por el dinero asignado al negocio y a la sociedad, y el que ha sido ganado, esto es:
El capital asignado lo constituyen los aportes de socios o accionistas, también llamado capital social, y cualquier apropiación hecha de utilidades con el fin de proveer a la sociedad de fondos adicionales, con los cuales se cuenta para su desarrollo normal, o dineros destinados a ciertos fines como la reserva legal, con el fin de compensar futuras pérdidas. El capital ganado está formado por utilidades obtenidas en el negocio en ejercicios anteriores, y que no han sido distribuidas, más las utilidades obtenidas en el ejercicio inmediatamente anterior; su presentación gráfica es:
El capital o remanente entre los bienes poseídos y deudas contraídas representa el valor que respalda a inversionistas o socios, es el valor que reciben si la sociedad se liquida. Si se divide el valor por el número de acciones o partes de interés social en que se divide el capital social, se determina el valor de cada acción o parte, por lo que el valor obtenido equivale a la proporción del haber social de cada acción, o parte de interés del capital social; así se completan los tres grupos analizados en que se basó la ecuación, completando el estado de situación financiera, cuya representación es:
ESTADO DE RESULTADOS
Su nombre se explica en razón de lo que refleja o muestra, así que los resultados del ejercicio se determinan restándoles a los ingresos el valor de los costos y gastos incurridos en el negocio, esto es, I E U (egresos): Ingresos menos Egresos igual a Utilidad, y se representa:
Así se parte de la utilidad obtenida, se destina al pago de impuestos sobre la renta y complementarios, por ejemplo destinamos $100.000 de la utilidad obtenida en el ejercicio.
Los ingresos (o sea las entradas brutas, devoluciones, descuentos, rebajas y bonificaciones concedidas a clientes sobre ingresos) que discriminan por los normales o dentro del objeto social de la sociedad, y los diversos o extraordinarios, según el caso, por ejemplo:
Los ingresos normales o dentro del objeto social se analizan y muestran separadamente por actividad o explotación, y los extraordinarios por conceptos, como sigue:
A su turno, los egresos se muestran separándolos por costo de los ingresos del objeto social, para determinar su utilidad en bruto y los gastos, para conocer la utilidad en la operación del negocio. Si en el ejercicio se soportaron gastos de ejercicios anteriores, se muestran por separado bajo “extras”. Igualmente, los gastos diferentes de las operaciones normales, como deudas “malas”, intereses pagados, se muestran separadamente, como sigue:
COSTOS Y GASTOS
Ello con el fin de seguir su comportamiento con los ingresos. Los costos se detallan por actividades, las que naturalmente componen los ingresos. A su turno, los gastos se segregan por los principales conceptos en que incurren, como los relacionados con ventas de administración y financieros. En cuanto a los extraordinarios, se indica su concepto, de donde se tiene:
En cuanto a la utilidad o ganancia, como se anotó, una parte está destinada a atender el pago del impuesto sobre la renta y complementarios, esto es, que de la utilidad mostrada en la ecuación inicial, la proporción de ganancia e impuestos queda como sigue:
Otra separación con base en el juicio planteado es la de mostrar qué parte de la utilidad corresponde al periodo, en forma normal y en forma extraordinaria, y a periodos anteriores, como sigue:
Clasificación con la cual queda terminado el gráfico correspondiente a los resultados obtenidos, el que en forma conjunta queda como sigue:
Si se observan las proporciones existentes entre los diferentes grupos que forman los estados financieros, se puede concluir acerca de la importancia de la sociedad, así como su liquidez, solvencia económica y rendimiento, y desde luego el acierto en las inversiones y la orientación dada a la sociedad.
RECURSOS INTRÍNSECOS DE LA SOCIEDAD Y TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE
NOCIÓN
El balance general al final del ejercicio muestra el monto de los costos que no han sido consumidos en las operaciones realizadas durante el ejercicio por el ente societario, y representa los recursos de que se dispone a la fecha, esto es, los activos, para su aplicación a las operaciones de ejercicios posteriores y pago de deudas; indica también los intereses de los acreedores -o pasivo-, y resultados que muestran, por una parte, los ingresos en ventas de un periodo determinado, y, por otro, los costos de ventas y costos periódicos (gastos) absorbidos en la producción de los ingresos; puesto que de la compensación entre ventas y costos de operación resulta la ganancia bruta, la que confrontada y compensada con los costos periódicos, gastos, arroja el resultado neto del ejercicio que es el aumento neto, o disminución neta en la propiedad y utilidad o pérdida neta.
De lo anterior se tiene que:
1. Los activos que muestra el balance general, constituyen los recursos no utilizados de la sociedad.
2. Las operaciones de la sociedad se realizaron mediante la utilización y absorción de sus recursos disponibles (costos expirados) y creación de nuevos recursos.
El concepto sobre recursos de la sociedad y su utilización es incompleto; por ello, el objeto de este estado se contrae tanto al análisis de los recursos de que dispone la sociedad para efectuar sus operaciones, como el funcionamiento de ellos a través de los movimientos de valores originados en las diferentes transacciones. De la investigación y resultados que se obtengan, se formula una serie de principios, los que sirven de explicación al sistema de contabilidad conocido como “partida doble”.
RECURSOS INTRÍNSECOS
Para la determinación de los diversos recursos de que dispone una sociedad y la forma como ellos funcionan en sus operaciones, es necesario observar los distintos tipos de transacciones.
1. CAPACIDAD DE ATRAER INVERSION DE CAPITAL
La operación inicial para la constitución de una sociedad consiste en la inversión de capital suministrado por los asociados. En el caso de una Sociedad Anónima, los promotores se dirigen al público para la colocación de acciones a emitir. La invitación de inversionistas para suscripción de acciones de la sociedad se hace mediante la presentación de un prospecto, que contiene los datos que ventilan la atracción de la inversión.
En el prospecto se indica el capital con que se empieza a operar, las actividades a desarrollar, posibilidades de éxito, y sistema de organización, entre otros. Aspectos que una vez conocidos los planes que les han sido propuestos, determinan la inversión de los dineros en la sociedad, por lo que los inversores actúan bajo la influencia de una poderosa fuerza de atracción que emana del ente societario en formación, y que los induce a asociarse.
Tal fenómeno, en una manifestación más vigorosa, se aprecia cuando una sociedad anónima en operación, coloca nuevas acciones en el mercado de inversiones, con el fin de aumentar su capital, dado que puede mostrar la situación financiera favorable realizada de la sociedad y la lucratividad de la inversión solicitada. En uno y otro caso opera una fuerza intrínseca societaria, que induce al público a invertir su dinero en ella, y la que constituye en tal forma su recurso primordial que le sirve para la obtención de inversiones de capital por parte de los accionistas, condición previa e indispensable para iniciar operaciones, art. 494 y SS Ley 222 de1995; hoy debe tenerse en cuenta para la creación y tratamiento de las SAS la Ley 1258 del 2008, fecha a partir de la cual surge a la vida jurídica un nuevo tipo societario, bajo la denominación de SAS, o sociedades por acciones simplificadas.
El recurso de atracción y adquisición de capital es tan poderoso que muchos países se han preocupado por dictar regulaciones especiales, con el fin de proteger a inversionistas del abuso que pueda hacerse de ellos. La fuerza de atracción, como tal, obra en cualquier tipo societario, aunque sus características no puedan apreciarse con claridad, como en el caso de la S.A, que busca la satisfacción de los requerimientos en el mercado de capitales. El sostenimiento de tal fuerza requiere atención constante de la administración, y una parte importante de su política consiste en mantener el interés de los futuros inversionistas del ente económico.
La realización delrecurso intrínseco dela sociedadsereflejaen los aportesdelos propietarios del capital que generan su creación y aumento.
2. CRÉDITO
Un segundo tipo de operaciones que se remonta también a los comienzos de la sociedad, persigue el propósito de lograr inversiones en ella por parte de los acreedores o créditos, mediante la obtención de plazos para el pago de compras, o préstamos en dinero u operaciones similares.
No todas las sociedades disponen de iguales facilidades para obtener créditos; los factores principales que intervienen en la conexión de créditos son complejos y abarcan la situación financiera de la sociedad, la naturaleza y lucratividad de su negocio y la competencia de su administración, entre otros; factores que en su conjunto determinan la solvencia o capacidad de satisfacer sus obligaciones. La capacidad financiera le sirve a la empresa para obtener bienes adicionales a través de los inventarios de acreedores, y constituye su segundo recurso intrínseco, que obra como complemento en su capacidad de obtener inversiones de capital.
Desde el punto de vista económico, que el pasivo de una sociedad no es sólo una carga para ésta, sino que también representa la utilización de uno de sus más valiosos recursos, que le sirve para la adquisición de bienes adicionales necesarios y beneficios para la realización o ampliación de sus operaciones lucrativas. La capacidad de obtener nuevos créditos no es ilimitación sino que se sujeta a ciertos términos; las condiciones para obtener créditos a corto plazo, son diferentes a los requerimientos para créditos consolidados; los primeros determinan la situación financiera corriente de la sociedad, fijada por la reacción que guarden entre sí los activos corrientes y los pasivos corrientes de la sociedad, cuya diferencia determina el capital neto de trabajo.
La solvencia disminuye cada vez que se obtiene un nuevo crédito, aunque se vuelve a restablecer mediante su pago; en la práctica las oscilaciones de la solvencia no se aprecian con precisión. Para el comerciante, el concepto económico del crédito prevalece frente al jurídico; normalmente la administración de la sociedad al cancelar un crédito pasivo no actúa bajo la presión y acción, sino que obra con el convencimiento de que el pago es indispensable para obtener otros créditos o, por lo menos, para renovar los anteriores. El comerciante al verificar el pago de una deuda cumple efectivamente con una obligación jurídica, movido por el interés de conservar su solvencia y por ende su crédito.
La información más favorable que se puede dar sobre un negocio es la que indica que:
“goza de un crédito extendido debido a su solvencia”, dado que refleja la apreciación sobre su capacidad de atraer inversión de acreedores. La utilización que la sociedad hace de tal recurso se muestra en el aumento del pasivo.
3. DISPONIBILIDAD DEL ACTIVO
Los bienes recibidos por el negocio mediante inversiones de los propietarios (capital) y de acreedores (pasivo), se utilizan a su vez para la realización de nuevas transacciones y se constituyen, por consiguiente, en otro recurso de la sociedad. El aprovechamiento de tal recurso en operaciones de la sociedad se manifiesta en la disminución de los mismos activos por la expiración del costo del activo utilizado.
Así, el pago de una deuda o servicio (gasto) se realiza por la disminución del activo –bancos-,de la misma manera, el cobro de un crédito activo implica la disminución de cuentas por cobrar. Las operaciones de una sociedad se caracterizan, según ello, como una operación corriente de costos, lo que sirve para indicar que la realización de la gran mayoría de transformaciones se lleva a efecto mediante la utilización de activos, que en esta corriente incesante de costos, tarde o temprano, los renglones del activo llegan a ser consumidos. Para la empresa en marcha sus activos constituyen el recurso tangible y básico de las operaciones.
4. CAPACIDAD REDITUAL
La actividad de toda sociedad comercial o industrial tiende a la venta de mercancías compradas o productos manufacturados a un precio suficiente para la recuperación del costo de los mismos; de los recursos utilizados en los gastos de venta y administración que además dejen un margen para ganancias netas de operación, cuyo costo se absorbe en las transacciones.
Así, al venderse en $1.500.000, inventarios cuyo costo es de $1.000.000.oo, el efecto que se obtiene por la realización de tal transacción consiste en el aumento del activo en $500.000; y la consecuente ganancia obtenida no proviene únicamente de la consunción del activo en la venta, sino de la intervención de un factor adicional que es la capacidad reditual del negocio. Este elemento es uno de los más poderosos recursos intrínsecos de que dispone una empresa para la realización de sus operaciones, del cual deriva sus utilidades.
La fuerza reditual de la sociedad es el resultado de múltiples factores, en la que intervienen además los activos, elementos intangibles, atendiendo el ramo de actividades de la sociedad, competencia de la administración, organización del negocio, entre otros; lo que justifica o presume la existencia de una fuerza intrínseca de la sociedad, para que opere a través de la venta de mercancías y productos.
Para nuestro caso, el efecto obtenido, el precio de $1.500.000, es el resultado de la utilización de dos recursos:
1. El costo de la mercancía vendida por $1.000.000, absorbido en la venta.
2. Ganancia obtenida de $ 500.000. Ahora, si la venta ha producido una pérdida, dado que el aumento del activo que la venta produjo como efecto ha sido menor que la disminución ocasionada por el costo expirado de las mercancías vendidas como, por ejemplo, cuando se venden en $ 800.000, mercancías que tienen un costo de $1.000.000, interviene en la transformación el factor negativo del recurso.
CLASIFICACIÓN Y UTILIZACIÓN DE RECURSOS
Del examen operativo de cualquier tipo de sociedad se concluye que las transacciones se realizan por la utilización de cualquiera de sus recursos intrínsecos, que se clasifican en cuatro categorías:
1. Fuerza intrínseca de atracción de inversiones de capital.
2. Aptitud para obtener créditos (solvencia).
3. Activos.
4. Capacidad reditual.
Cualquier operación societaria se realiza a través del uso o utilización de estos recursos, el que se manifiesta en:
1. La capacidad de atracción de inversión de capital en aumento del interés de los asociados.
2. Crédito en aumento del pasivo.
3. Activo en la disminución del mismo.
4. Utilización de la capacidad reditual en el aumento de la propiedad, en razón de la utilidad.
En lo anterior se aprecia que si la empresa utiliza como recurso su capacidad de atracción de inversión de capital, y si hace uso de su capacidad reditual, la manifestación de la utilización de tales recursos, consiste igualmente en el aumento de la propiedad, lo cual reduce a tres variaciones los recursos utilizados en las transacciones:
1. Aumento en la propiedad.
2. Aumento en el pasivo.
3. Disminución en el activo.
EFECTO DE LA UTILIZACIÓN DE RECURSOS
La utilización de un recurso, sin embargo, es sólo uno de los aspectos del movimiento de valores que ocasionan las operaciones realizadas y el punto de partida del movimiento. Un desembolso que represente disminución en el activo de los dineros de caja, corresponde a una diversidad de transacciones que tienen como característica común el que todos son desembolsos de caja, aunque producen distintos efectos sobre la situación financiera del ente societario.
El desembolso de caja, elemento común de las transacciones, puede corresponder a compra de mercancías, pago de deuda, adquisición de servicios de los empleados o sueldos. Los efectos son distintos en cada caso. En el primero, se opera un aumento societario por el mismo valor en otro renglón del activo de las mercancías; en el segundo, el efecto del pago consiste en la disminución del pasivo por concepto de cancelación de una cuenta por pagar; y en el tercero, la disminución del activo se opera con cargo a las actividades lucrativas de la sociedad, por la adquisición de un servicio o incursión en un gasto que constituye una temporal disminución de la propiedad.
El aumento en el pasivo comprende también distintas transacciones, las que producen efectos diferentes sobre la situación financiera dela sociedad. La compra a crédito de maquinaria y la compra a crédito de servicios de una agencia publicitaria, implican un aumento del pasivo, empero, la primera operación se refleja en un aumento por igual valor en el activo, representado por el costo de adquisición de la máquina comprada, mientras en la segunda, se incurrió en un gasto que como costo de un servicio recibido, constituye un cargo a los ingresos del periodo contable, por ende una disminución temporal en la propiedad.
Es claro que la destinación económica y financiera que se le dé al uso de un recurso, cuando se trata de la utilización del activo o del crédito, la repercusión que su utilización tenga sobre la situación financiera de la sociedad, sirven para revelar la naturaleza de la transacción, la que distingue un pago de otro, un crédito de otro. La transacción que sólo produce un cambio de activos, como la compra de equipo al contado; o las que implican la inversión del aumento del pasivo en activos nuevos, cuando la compra del equipo es a crédito; o las que conducen al mantenimiento del crédito de la sociedad, por la aplicación de activos a la disminución del pasivo, el pago de una deuda pendiente; a aquellas que solo producen cambios en el pasivo, la cancelación de un crédito mediante la apertura de uno nuevo, aunque son de distinta índole, tienen una característica común: pues no afectan el interés del asociado o valor neto de la sociedad.
Por el contrario, las operaciones de venta que producen en el activo un aumento mayor o a veces menor que el costo del activo que se ha consumido en la transacción, o las operaciones en las cuales el consumo del activo o el aumento del pasivo se utilizan para la adquisición de un servicio que constituye un cargo a los ingresos del ejercicio, sí afectan la propiedad, lo que se refleja en aumentos o disminuciones de ésta.
TABLA DE UTILIZACIÓN DE RECURSOS Y EFECTOS
En la observación de efectos que producen las tres variaciones en la utilización de recursos intrínsecos de la sociedad sobre su situación financiera, se forma la siguiente tabla que comprende nueve alternativas existentes.
El aumento del activo, la disminución del pasivo, o la disminución de la propiedad, son efectos alternativos del aumento del pasivo o aumento de la propiedad o disminución del activo.
Así que los aumentos en la propiedad, aumentos en el pasivo y disminuciones en el activo, señalan siempre el mismo aspecto de la transacción. La utilización de un recurso intrínseco de la sociedad, aumentos en al activo, disminuciones en el pasivo y disminuciones en la propiedad, señalan siempre el otro aspecto, esto es, el efecto de la utilización del recurso.
ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE TRANSACCIONES SEGÚN RECURSOS UTILIZADOS Y EFECTOS
Estudiemos estas alternativas a través de transacciones que se registran en forma de ecuaciones en las cuales el recurso utilizado, que es siempre un aumento en la propiedad, aumento en el pasivo o disminución en el activo, figura en la columna derecha, mientras que el efecto de utilización que es siempre un aumento en el activo, disminución en el pasivo o disminución en la propiedad, se coloca en la columna izquierda.
1. Se constituye el capital inicial de la sociedad, mediante la inversión de $300.000.oo en efectivo. En el análisis de la transacción se utilizó la fuerza intrínseca de la sociedad para atraer inversión de capital que se manifiesta a través del aumento del interés de los asociados.
El efecto que produce la inversión es un aumento por igual valor en el activo, esto es el efectivo.
En forma de ecuación:
2. Se compra un predio por $120.000, a crédito.
Análisis de la transacción: se utilizó el crédito de la sociedad, lo que viene a aumentar su pasivo y se obtiene como efecto la adquisición de bienes adicionales que constituye un aumento igual en su activo.
En forma de ecuación:
3. La sociedad incorpora como socio a un acreedor. Este aporta como capital la suma de $100.000.oo, que se le debían por concepto de cuentas por pagar.
Análisis de la transacción: Se utilizó la fuerza intrínseca de la sociedad para atraer inversiones de capital, la que se aprecia en el cambio del interés del acreedor por el asociado. El efecto del uso de este recurso fue disminución igual del pasivo.
En forma de ecuación:
4. Se compra equipo por $ 40.000.oo de contado.
Análisis de la transacción: Se utilizó como recurso el activo (efectivo) por su disminución. El efecto de la utilización fue un aumento igual en otro renglón del activo (Equipo).
En forma de ecuación:
5. Se pagan $40.000 por concepto del arrendamiento del mes en curso.
Análisis de la transacción: Se utilizó como recurso al activo (efectivo), lo que se manifiesta por su disminución. El efecto obtenido es la adquisición de un servicio (gasto), que como cargo a los ingresos del periodo, constituye una disminución en la propiedad.
En forma de ecuación:
Recuérdese que la disminución en la propiedad, causada por esta transacción no es definitiva, por cuanto el cambio eventual que haya de afectar el valor neto sólo se aprecia al final del ejercicio, mediante la comparación y compensación del total de ingresos con el total de costos de ventas y gastos del periodo, que resulta en la utilidad neta o pérdida neta del ejercicio.
6. Se venden mercancías que costaron $10.000, por $15.000, al contado:
Análisis de la transacción: Se utilizaron en la venta como recursos, el costo de las mercancías vendidas, $10.000, (disminución del activo) y la fuerza reditual de la sociedad, que se refleja en la utilidad sobre la venta $5.000.oo (aumento en la propiedad). La suma de los recursos utilizados en la venta es el precio de venta o ingreso de venta que es igual al aumento que la venta causó en el activo efectivo, $15.000.
En forma de ecuación:
El costo total de las ventas del periodo se determina al final del ejercicio sumariamente, mediante el método de los inventarios periódicos. Hemos visto que los costos de ingresos envuelven siempre el sacrificio de activos, (mercancías) en el caso de los costos de ventas y efectivo (en la mayoría de los casos), para la incursión en gastos.
Si suponemos que todas las ventas de una sociedad, en un periodo determinado, se realizaron al contado por un valor de $60.000, que el costo total de ventas, determinado sumariamente fue de $36.000, y el costo total de gastos del periodo de $14.000, los movimientos de valores respectivos se aprecian en las siguientes ecuaciones:
a) Total de ventas.
b) Total del costo de ventas:
c) Total de los gastos del periodo (supuestos como gastos efectivos).
Las tres ecuaciones ponen de relieve y con claridad:
a) Que los ingresos de ventas causan un aumento igual en el activo.
b) Que los costos de ventas y de gastos del periodo (servicios recibidos) se han adquirido por el sacrificio de activos por igual valor (mercancías y efectivo, respectivamente).
7. Se cancela una deuda vencida de la sociedad por $10.000, mediante la entrega de un pagaré a 90 días.
Análisis de la transacción: Para cancelar la deuda vencida, mediante su conversión en un pagaré que vence en 90 días, se utilizó el crédito de la sociedad. Recurso utilizado: aumento en el pasivo (pagaré por pagar); efecto: disminución en el pasivo (cuenta por pagar).
Forma de ecuación:
.Los intereses por $12.000, de un préstamo usado por la sociedad, no se pagaron hasta el final del periodo.
Análisis de la transacción: El crédito de que goza la sociedad facilitó el aprovechamiento del servicio que representan los gastos de intereses. Recurso utilizado, aumento en el pasivo (intereses acumulados por pagar); efecto, disminución en la propiedad por el servicio recibido (gasto de intereses).
En forma de ecuación:
9. La sociedad ejecuta una cuenta por cobrar de $5.000
Análisis de la transacción: El activo cuenta por cobrar, por su utilización, produjo un aumento igual en otro renglón del activo, el efectivo. Recurso utilizado, el activo cuentas por cobrar por su disminución; efecto, el activo efectivo, por su aumento.
En forma de ecuación:
10. La sociedad cancela en dinero una cuenta por pagar de $3.000
Análisis de la transacción: El activo efectivo se usó para la cancelación de un pasivo. Recurso utilizado; el activo efectivo mediante su disminución; efecto: disminución igual en el pasivo cuentas por pagar.
En forma fe ecuación:
Si se designa el lado izquierdo de la ecuación (los efectos) como el debe, se tiene que decir que los activos y costos de venta y gastos se registran en el debe, y si se denomina el lado derecho (los recurso utilizados) como el haber, este comprende el registro del pasivo, las inversiones de capital y su aumento por razón de los ingresos. También se desprende de la ecuación que la disminución en el activo se registra en el haber y las disminuciones en el pasivo en el debe.
7. FUNDAMENTOS DE LA PARTIDA DOBLE
De lo expuesto se obtienen los principios fundamentales del mecanismo de la contabilidad, a saber:
1. Todas las transacciones de una sociedad, en cuanto representan movimiento de valores expresables en dinero, tienen dos aspectos:
a) La utilización de un recurso intrínseco de la sociedad, que se presenta como disminución de su activo, como aumento de su pasivo o como aumento del capital, por concepto de inversión o ingreso.
b) El efecto que produce la utilización del recurso sobre la situación financiera de la sociedad, que es, a su vez, el aumento en su activo, la disminución en su pasivo o el aumento en los costos aplicados a la producción de ingresos (costos de ventas o de productos vendidos y gastos).
2. En cualquier fecha el valor total de los recursos utilizados, pasivos, capital e ingresos será igual al valor total de la aplicación que se haya hecho de ellos, activos y costos expirados en la producción de ingresos.
El sistema de contabilidad que se denomina Partida Doble, se basa en el reconocimiento teórico y la aplicación práctica de estos dos principios. Por lo tanto el sistema se apoya en las siguientes reglas:
a) El registro contable de toda transacción se realiza por una doble anotación: una que apunta el valor del recurso que se ha usado en la operación (aumento en el pasivo, disminución en el activo, aumento en el capital o en los ingresos), y otra que señala el valor del efecto obtenido, por la utilización del recurso, sobre la situación financiera de la sociedad (aumento en el activo, disminución en el pasivo, aumento en los ingresos).
b) El doble registro simultáneo se hace por el mismo valor en dinero, lo que equivale a la regla fundamental de que en cualquier transacción el valor de los recursos utilizados es igual al valor de su efecto.
¿QUÉ ES UN AJUSTE Y CUÁL ES SU OBJETIVO?
Un ajuste es un movimiento contable característico del sistema de contabilidad o base de causación o acumulación.
Un ajuste es un asiento requerido al final de un periodo para actualizar las cuentas antes de la preparación de los estados financieros.
Los asientos de ajuste sirven para prorratear adecuadamente ciertas operaciones entre periodos contables afectados, y para registrar aquellos ingresos devengados o aquellos gastos en que se ha incurrido, y que no han sido registrados con anterioridad al cierre.
OBJETIVO DEL AJUSTE
1. Los ingresos son reconocidos en el periodo en el cual los productos o servicios son entregados al cliente, sin tener en cuenta cuándo se recibe su valor o pago.
2. Los gastos se reconocen en el periodo en el cual contribuyen a los ingresos de la sociedad, sin tener en cuenta cuándo se van a efectuar los desembolsos.
CONTABILIDAD BASE CAJA O CONTADO
1. Los ingresos son reconocidos cuando se recibe el pago.
2. Los gastos son reconocidos cuando se efectúa el pago.
Clasificación de los ajustes
Los ajustes tienen por objeto determinar la razonabilidad de las cuentas que conforman el Balance General o estado de situación financiera y el estado de o de resultados (P y G).
CLASES DE AJUSTES
1. Provisión para protección de activos.
2. Amortización al valor de activos.
3. Para depreciar activos fijos.
4. Para contabilizar gastos causados por pagar.
5. Para registrar ingresos causados.
6. Para corregir errores.
PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE ACTIVOS
1. Cuentas incobrables.
2. Para Inventarios.
3. Para Inversiones.
MÉTODO DE CONTABILIZACIÓN CUENTAS INCOBRABLES
1. Porcentaje de ventas netas del periodo.
2. Porcentaje de las ventas netas a crédito del periodo.
3. Porcentaje del monto total de las cuentas por cobrar en la fecha del balance.
4. Análisis de la cartera por edades.
5. Provisión individual: 33% deudas que tengan más de un año de vencidas.
6. Provisión general:
ROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE INVERSIONES
Las inversiones se clasifican en el activo corriente, cuando son de índole temporal o a corto plazo, el asociado piensa convertirlas en dinero en el periodo contable, si existe un fácil mercado en una bolsa de valores, o en algún otro medio.
Para efectos del balance se debe valuar al costo o precio de mercado, el que sea más bajo.
Si en la fecha del balance el valor de mercado es inferior al costo, este activo debe mostrar el precio o valor de mercado.
PROVISIÓN PARA INVENTARIOS
Es necesario una provisión para mantener los inventarios al nivel más bajo entre el costo o precio de mercado.
AMORTIZACIONES AL VALOR DE LOS ACTIVOS
1. Gastos diferidos.
2. Inventario de suministros.
3. Intangibles.
4. Cargos diferidos.
GASTOS DIFERIDOS
Son los gastos pagados anticipados y deben ser distribuidos adecuadamente entre los periodos que se benefician de tales gastos. Ejemplos: Seguros pagados por anticipado, arrendamientos pagados por anticipado, intereses pagados por anticipado, comisiones pagadas por anticipado. Publicidad pagada por anticipado.
INVENTARIO DE SUMINISTRO
Como el valor de adquisición de los elementos cuando a la fecha del activo balance no se ha hecho uso de estos.
Como en el estado de ganancias y pérdidas como gastos de suministros.
Gastos de oficina, la parte que se está amortizando en ese periodo.
Para determinar el valor de amortización se tiene en cuenta el sistema de inventarios.
Periódico o juego de inventarios. Permanente, continuo o perpetuo.
INTANGIBLES
Un activo es intangible si carece de substancia corpórea y su valor reside en uso de derechos que su posesión confiere a su propietario.
División vida limitada (están sujetos a amortización)
1. Patentes de...
2. Derechos de autor...
3. Concesiones temporales...
Intangibles vida ilimitada (No son amortizables)
1. Marcas de fábrica.
2. Concesiones perpetuas.
CARGOS DIFERIDOS
Es un desembolso que se espera ha de rendir beneficios durante varios periodos contables, y debe ser amortizado durante su vida útil estimada.
PARA DEPRECIAR ACTIVOS FIJOS
Un activo fijo es todo bien de naturaleza relativamente permanente (vida útil probable mayor a un año). Se utiliza en las operaciones normales de la sociedad. No están para la venta. Los activos fijos, con excepción de los terrenos, son de utilidad para una sociedad únicamente por un número limitado de años, y el costo de cada activo fijo se distribuye como un gasto durante los años en que se utiliza el activo.
DEPRECIACIÓN
En contabilidad este término no significa el deterioro físico de un activo pues, como su nombre lo indica, es la distribución del costo de un activo fijo entre los periodos de vida útil estimada, en los cuales se reciben servicios del mismo. En el Balance General se presenta como un menor valor de los activos fijos sujetos a esta figura para mostrar el valor en libros.
MÉTODO DE DEPRECIACIÓN
1. Línea recta.
2. Suma de los dígitos.
3. Unidades producidas.
4. Reducción de saldos.
5. Depreciación acelerada.
AJUSTE PARA CONTABILIZAR GASTOS CAUSADOS POR PAGAR
Cuando en un periodo contable se recibe un servicio y se paga hasta el siguiente o siguientes, es necesario hacer un asiento de ajuste. La sociedad ha incurrido en un gasto por el hecho de haber recibido un servicio, es adecuado reflejar el hecho que tiene la obligación de pagar.
APORTES A ENTIDADES LEGALES
El patrono está sujeto a cursar contribuciones de carácter forzoso con base en la nómina, y se registran mediante cargos a la cuenta de gastos.
Un mes de salario por cada año de servicios y proporcional por fracción de año, la provisión mensual es del 8.33%.
AUXILIO DE CESANTÍAS
Un mes de salario por cada año de servicios y proporcional por fracción de año, la provisión mensual es del 8.33%.INTERESES SOBRE CESANTÍAS Equivalen al 12% anual del valor de la cesantía que el trabajador tenga a 31 de Diciembre, razón por la cual se causa el 1%.
PRIMA DE SERVICIO
Las empresas deben pagar un mes de salario pagadero por semestres; una quincena en junio y otra en diciembre, a quienes trabajen todo el semestre o proporcional al tiempo trabajado, siempre que hubiesen trabajado por lo menos 90 días del semestre, 8.33%.
VACACIONES
Los trabajadores que hayan trabajado o prestado sus servicios durante un año, tienen derecho a 15 días hábiles consecutivos remunerados de vacaciones. Para lo que la provisión mensual es del 4.17% según el valor mensual de la nómina; teniendo en cuenta que 15 días hábiles representan por lo general 18 días calendario. No se tiene en cuenta el auxilio de transporte.
OTROS CONCEPTOS
Si la empresa tiene pactos o convenciones colectivas, donde acuerden prestaciones extralegales como prima de vacaciones y primas extralegales, entre otros.
CONCLUSIONES
¿Cómo se debe educar para que nuestros aspirantes al ejercicio del Derecho no lo hagan de pronto por aquello de huir de las matemáticas, concepciones geométricas, económicas o contables?
¿Se trata acaso de una reconstrucción del conocimiento en tal contexto? ¿Qué es en sí lo que los nuevos juristas deben saber frente al mundo de la Globalización, acreditación y, por ende, una educación contenida en créditos?
¿Será que al pretender una programación que acoja la reconstrucción, seguimos transmitiendo nuestros prejuicios, miedos, falencias e incomprensiones frente a los saberes, lo que nos imposibilita que la formación puede tomar otros rumbos u horizontes?
Los cierto es que aún seguimos presentando las asignaturas como malabarismos, como verdaderas islas, como si poco o nada tuvieran que ver con las demás disciplinas, y tampoco con la realidad misma.
¿No es curioso ver cómo hay abogados que frente a los procesos concursales prefieren darles la vocería a sus propios clientes para las intervenciones, ante su impotencia por considerar quizás que el mundo del derecho debe estar divorciado, y, por ende, ajeno al mundo empresarial y económico y contable?, pues son muy contados los juristas que pretenden integrar tales disciplinas, y debemos recuperar tales espacios desde la academia misma, por lo que el derecho comercial no pude presentarse divorciado del mundo económico- contable, pues ello sería pregonar un esquema jurídico al margen de la realidad societaria, limitando el campo del derecho societario con frecuencia a simples caprichos, por su incomprensión de la integración.
Es así como el derecho comercial sí constituye la unidad portadora de significado a partir de su relación con dichos contextos económico-contables, bajo una óptica de coherencia y cohesión; y es que la coherencia examine los vínculos relacionales de tales campos del saber, establecidos entre unidades y su reducción a unidades menores, en las que se pueden captar las relaciones jurídico-contables, según lo que se pretende indagar o conceptuar. A su turno la cohesión tiene que ver con la organización misma frente al ente societario, por lo que más simplemente no es en un concepto semántico-sintético que se atribuye a un elemento de coherencia que contribuye a la estabilidad, la economía y eficacia y eficiencia del que hacer jurídico-contable, como verdaderos conectores, si así se quiere.
Finalmente expresemos que nos corresponde volver la mirada a la interdisciplinariedad, sin perder de vista la especialidad, recuperando igualmente la humanización que antaño caracterizaba la razón de ser de un perfil, al servicio de la ciencia a la comunidad y al país.
Nota:
El presente cuadro fue concluido y perfeccionado con la colaboración de los discentes de los grupos de profesionales, así como con los estudiantes de postgrado de economía en la Especialización Dirección de Negociaciones Internacionales y Solución de Conflictos, UA. Cfr. Con los textos que hagan relación con lo aquí conceptuado, así como las páginas de internet, con relación a la posibilidad que pudiera existir sobre la integración del presente cuadro, dado que a la fecha no hemos encontrado nada sobre el particular.
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